Journal week4

เหตุผลในการ Outsource

-          ต้องการโฟกัสใน core competency

-          ลดต้นทุน

-          เพิ่มคุณภาพ

-          เพิ่มความเร็วในการเข้าสู่ตลาด

-          มีนวัตกรรมเร็วขึ้น

Hidden costs ของการ Outsource

-          เสียค่าในการเปรียบเทียบ benchmark

-          เสียค่าติดต่อสื่อสารกับผู้ขาย

-          อาจต้องมีการ transfer ความรู้

-          บางครั้งต้องส่งคนของเราไปช่วยผู้ขายพัฒนา

-          มีต้นทุนในการส่งงานกลับมา

ปัจจัยในการพิจารณา offshore outsourcing

-          เศรษฐกิจและการเมืองของประเทศที่จะ Outsource

-          คุณภาพของ infrastructure

-          ความเสี่ยงต่างๆ เช่น สกิลของคน กฎหมาย ความต่างทางวัฒนธรรม

วิธีการได้มาซึ่ง IT Application

1.       วางแผน ว่าอยากได้ระบบอะไร

2.       วางโครงสร้างด้าน IT

3.       เลือกวิธีการได้มา คือ สร้างใหม่เอง, ให้ผู้ขายผลิต custom-made system, ซื้อapplication ที่มีอยู่แล้ว, เช่า

4.       ทดสอบระบบ ติดตั้ง เชื่อมต่อกับระบบเก่า

5.       ดำเนินงาน ซ่อมแซม และอัพเดต

เปรียบเทียบข้อดี-ข้อเสีย ของวิธีต่างๆ

การซื้อ  (ควรซื้อเมื่อแน่ใจว่ามีฟังก์ชันที่ครอบคลุมทุกความต้องการของบ. +สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้)

ข้อดี  ประหยัดกว่าในระยะยาว ไม่ต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญสำหรับการใช้โปรแกรม

ข้อเสีย  อาจจะตกรุ่นเร็ว เชื่อมต่อกับระบบเก่ายาก ปรับปรุงเวอร์ชันใหม่ไม่ได้

การเช่า

ข้อดี  ได้ของ ready-made แต่ไม่ต้องจ่ายเต็มจำนวน ได้ลองใช้ดูก่อน  และอาจได้เซอร์วิสบางอย่าง

ข้อเสีย  ราคาสูงหากเช่าต่อเนื่องไปนานๆ

                Software-as-a-service (SaaS)

ข้อดี  มีmaintenance, เซอร์วิส อัพเวอร์ชันให้ สามารถอัพเดตได้ทันที

ข้อเสีย  เชื่อมต่อกับระบบอื่นยากเพราะอยู่บนเว็บ

                In-House Development (Insourcing)

ข้อดี  ตรงกับความต้องการ applicationมีความเป็นunique

ข้อเสีย  ต้องมีคนที่มีสกิลมากพอ และต้องมีคนมาดูแลระบบ ราคาแพง

                Methods for Restructuring

BPR- เป็นการ redesign เฉพาะแต่ละ process

BPM- เป็นการรวม workflow system และ redesign โดยครอบคลุมทั้ง คน-คน /ระบบ-ระบบ/ ระบบ-คน

                Major Managerial Issues

-          Global  & Culture เช่น ต้องระวังเรื่องบางประเทศอาจไม่ถูกกัน

-          Ethical & legal issues  เช่น ต้อง lay off พนักงานออกเพราะใช้ IT มาแทน

-          User involvement  

-          Change management

-          Risk management  

Case Discussion3: Dollar General Uses Integrated Software

Case “Dollar General Uses Integrated Software”

1.Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be Specific.

1.  เนื่องจาก Dollar General เป็นร้านที่ได้มีการเติบโตสูง และได้ขยายสาขาไปในรัฐต่างๆของสหรัฐอเมริกา ซึ่งแต่ละรัฐนั้นก็มีอัตราภาษีขายไม่เท่ากัน การไม่มีระบบที่เชื่อมโยงกัน อาจทำให้การจัดเก็บภาษีเกิดความยุ่งยาก ซับซ้อน นอกจากนี้ Dollar General ยังต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงอัตราภาษีที่อาจเกิดขึ้นอีกด้วย

2.  การไม่มีระบบที่เชื่อมโยงกัน ยังส่งผลให้การบริหารจัดการเรื่องคนทำได้ยากอีกด้วย เพราะยิ่ง Dollar General มีสาขาเพิ่มขึ้น พนักงานก็ยิ่งมากขึ้น หากไม่มีเครื่องมือช่วย การคำนวณเงินเดือน โบนัส การประเมินผลการทำงานของพนักงาน ฯลฯ ก็จะลำบากมาก

3.  การมี Order ซื้อขายมากขึ้น ทำให้การจัดการเจ้าหนี้-ลูกหนี้ทำได้ยากขึ้น หากไม่มีระบบ IT คอยช่วยจัดการ เช่น การ Match Orderกับเจ้าหนี้/ลูกหนี้ การจัดเก็บหนี้ให้ตรงตามเวลา การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้เพื่อให้ได้ส่วนลดการค้า

2.The new system cost several million dollars. Why , in your opinion, does it necessary to install it?

บริษัทควรนำระบบ IT เข้ามาช่วยในการบริหารธุรกิจ เนื่องจาก

1.       ระบบ IT ช่วยลดปัญหาในข้อ 1 ได้มาก ช่วยให้ข้อมูลของแต่ละแผนกมีการเชื่อมโยงกัน สามารถอัพเดทข้อมูลล่าสุดได้ตลอดเวลา และยังช่วยให้บริษัทลดต้นทุนได้อีกด้วย

2.       สำหรับแผนกHR ระบบนี้ช่วยในการคำนวณ และบริหารจัดการเงินเดือน โบนัส สวัสดิการของพนักงานแต่ละคนได้รวดเร็ว นอกจากนี้ระบบนี้ยังอนุญาตให้พนักงานแต่ละสามารถอัพเดทเปลี่ยนแปลงBenefits ของตัวเองได้ จึงช่วยประหยัดเวลาได้ด้วย

3.       แผนกการเงิน/บัญชี ระบบนี้อนุญาตให้พนักงานสามารถนำข้อมูลมาดูวิเคราะห์ ได้ส่วนหนึ่ง ทำให้ทราบว่าสาขาไหน ยอดขายเป็นอย่างไร ต้องการเงินลงทุนเพิ่มหรือไม่ ทำให้การลงทุนมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.       แผนกขายและจัดซื้อ ระบบ IT จะทำให้การจัดซื้อทำได้อย่างถูกต้อง ถูกเวลา ว่าตอนไหนควรซื้อสินค้าชนิดไหน และซื้อเมื่อไร เพื่อให้เกิดการประหยัดสูงสุด

5.       แผนกการตลาด ระบบจะช่วยประมวลว่าสาขาไหน ยอดขายสินค้าอะไรสูง และลูกค้าแต่ละรายมีนิสัยการซื้ออย่างไร ซึ่งจะช่วยในการจัดโปรโมชั่นให้จูงใจลูกค้าได้เหมาะสม

6.       การใช้ Web-based ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ช่วยประหยัดเวลา และสามารถอัพเดตข้อมูลได้ตลอด

                และเมื่อนำข้อดีและข้อเสียมาเปรียบเทียบกันทั้งหมดแล้ว จะเห็นว่าประโยชน์ที่กิจการจะได้รับนั้นมากกว่าต้นทุนที่บริษัทเสียไป ดังนั้นจึงควรนำระบบใหม่มาใช้แทนระบบเดิม

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Smart Notification Software เป็นระบบที่ช่วยคิดกรองข้อมูลที่จำเป็นให้แก่บุคคลที่ต้องใช้ข้อมูลในการใช้งาน เพื่อให้การทำงานสามารถดำเนินไปได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทันต่อเวลา และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจากปัญหาในข้อที่ผ่านๆมา ทำให้เห็นว่าซอฟแวร์นี้มีความจำเป็นและเหมาะสมกับ Dollar General เพราะซอฟแวร์นี้จะช่วยให้ข้อมูลของแต่ละสาขาของ Dollar General มีการเชื่อมโยงกัน และยังเชื่อมโยงกับ supplier อีกด้วย 

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?.

Services Automation เป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการการทำงาน ทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่ายของ sales opportunity ซึ่งช่วยในการเก็บเงินรายได้ของบริษัท  โดยองค์ประกอบหลักของ Services Automation คือ 1 Opportunity Management  ซึ่งให้ผู้ใช้ตรวจสอบดูรายได้ได้ และสามารถพยากรณ์ความสามารถในการผลิตในอนาคตได้ด้วย 2) Project Management ช่วยในการวิเคราะห์โอกาสและกลยุทธ์ของการลงทุนในขณะนั้น 3) Resource Management ซึ่งช่วยในการวิเคราะห์ความสามารถปริมาณของทรัพยากรในบริษัท และทำการค้นหาทรัพยากรที่มีอยู่

Services Automation จึงเป็นซอฟแวร์ที่มีความสำคัญ และน่าจะนำมาใช้ในกิจการของ Dollar General เพราะเป็นอีกระบบหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และช่วยในการตัดสินใจของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลที่จำเป็นในการทำprojectsให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี โดยเฉพาะหากนำไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆที่มีส่วนสนับสนุนกัน

Journal week3

Transaction Processing Systems (TPS)

-ช่วยในเรื่องของการทำงานที่มีลักษณะการทำงานที่ซ้ำๆกัน

-เก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง มักเก็บตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time)

-ช่วยให้องค์กรทำงานประจำได้อย่างถูกต้องและแม่นยำขึ้น เช่น เช่น การซื้อวัตถุดิบ การวางบิล การคำนวณเงินเดือน

ลักษณะของ TPS

*    มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

*    แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก

*    กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์

*    มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

*    มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

*    ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน

*    ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

*    มีการรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

*    ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

Data entry

บันทึกข้อมูลขั้นตอนแรก เช่น pos ในร้านสะดวกซื้อ

Transaction processing

1. real time online ประมวลผลทันที ซื้อของออนไลน์ใช้บัตรเครดิต

2. batch แบงก์ 7-11ซื้อขายตลอดเวลา แต่อัพเดทสต๊อกแค่ตอนเย็น

Database updating

บันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล เป็นซอฟแวร์

สิ่งต้องคำนึงถึง

-ค.ถูกต้อง

-ค.เป็นปัจจุบันของข้อมูล

Document and report generation

-ออกรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบรายการขาย เช็คสั่งจ่าย เพื่อเอามาเปรียบเทียบกันได้

Inquiry processing

-รับคำร้องสอบถามข้อมูล ผ่านอินเตอร์เน็ต,intranet, extranet, web browserตลอดทั้งระบบจัดการฐานข้อมูล

-นำเสนอในรูปแบบเอกสาร หรือแสดงทางหน้าจอ เช่น เวลาเราถามพนง.ว่ามีของเหลือมั้ย

วัตถุประสงค์ของระบบประมวลผลการเปลี่ยนแปลงTPS

-เพื่อตอบคำถามที่เกิดประจำวัน

-ติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดในองค์กร

-เพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆ

ผู้ที่ใช้ TPS

-ผู้ทำงานในระดับปฏิบัติการ operation level

-ผู้ควบคุมดูแลระดับล่าง advisor

-ผู้จัดการ

ตัวอย่างงาน TPS แต่ละฟังก์ชัน

- accounting information systems ใช้ประมวลผลสั่งซื้อ ทำบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้ ทำgeneral ledger

- marketing information systemเช่น dell เป็นเจ้าแรกที่คิดขายคอมในเน็ต ส่งAdvertisingไปถึงตัวเราได้เลยทาง sms, email

- Intelligent Transportation System ในต่างประเทศมีรถแท็กซี่อัจฉริยะ Mobile สั่งจองแท็กซี่ได้ผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ทำให้ลูกค้าขึ้นได้ทันทีถ้ามีแท็กซี่อยุ่แถวนั้น และแท็กซี่จะโดนtrackด้วยgps ทำให้ปลอดภัยต่อผู้โดยสาร

ในประเทศไทย ก็มีการประยุกต์ใช้ TPS ในการควบคุมการจราจรเช่นกัน คือ

1.ระบบการจัดการจราจร  เกี่ยวข้องกับการควบคุมสัญญาณไฟจราจร ใช้เซ็นเซอร์เพื่อตรวจสอบการเกิดอุบัติเหตุ

2.ระบบการให้ข้อมูลข่าวสารการเดินทาง เป็นระบบแนะนำเส้นทางติดตั้งในรถยนต์

3. ระบบความปลอดภัยในยานพาหนะและการจัดการเหตุฉุกเฉิน มีการควบคุมความเร็วอัตโนมัติ ระบบPre-Crash Safety

4.ระบบการบริหารจัดการสินค้า ใช้เทคโนโลยีในการตรวจปล่อยรถแบบอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการและติดตามรถบรรทุก

5.ระบบการจัดการรถขนส่งสาธารณะ บอกตำแหน่งของยานพาหนะ ทำให้ทราบเวลาในรอรถ

6.ระบบชำระค่าโดยสารอัตโนมัติ ใช้RFID หรือ Smart Card ทำให้ไม่ต้องจอดรถรอจ่ายเงิน

Case Discussion 2 : FedEx Corporation

 

1.       Identify the networks cited in this case

FedEx มีการใช้ระบบเครือข่ายที่ใหญ่และซับซ้อนในการดำเนินงานในทุกขั้นตอนของการบริการ ระบบที่ว่า เช่น

-                    E-fulfillment System  ออเดอร์และรายการต่างๆที่ลูกค้าสั่งไปยังผู้ขายจะถูกบริหารจัดการโดย FedEx

-                    E-shipping tools ระบบที่ให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะของสินค้าที่สั่งไปได้ผ่านทางเว็บของบริษัท

นอกจากนี้ FedEx ยังใช้ระบบ E-Commerce ซึ่งช่วยในการเชื่อมโยงข้อมูลการส่งของของFedEx และการดำเนินงานของบริษัทอื่นได้เป็นอย่างดีด้วย นอกจากนี้FedEx ยังให้มีการส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แบบ business to business ผ่าน

VPN ระบบเครือข่ายภายในองค์กร ซึ่งเชื่อมเครือข่ายแต่ละสาขาเข้าด้วยกัน โดยอาศัย Internet เป็นตัวกลาง มีการทำ Tunneling ไว้รับส่งข้อมูล ทำให้เสมือนว่าเป็นระบบเน็ตเวิร์คเดียวกัน และมีระบบเข้ารหัสป้องกันการลักลอบใช้ข้อมูล ทำให้มีความปลอดภัยสูง ใกล้เคียงกับ leased line แต่ค่าใช้จ่าในการทำ VPN นั้นต่ำกว่า

Internet connectivity เครือข่ายทุกๆประเทศที่เกิดจากเครือข่ายขนาดเล็กมากมาย รวมเป็นเครือข่ายเดียวทั้งโลก หรือเครือข่ายสื่อสารซึ่งเชื่อมโยงระหว่างคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่ต้องการเข้ามาในเครือข่าย

Leased-line connectivity เป็นการเชื่อมต่อระบบเน็ตเวิร์คด้วยการใช้สายสัญญาณตรงสู่ปลายทาง ทำให้มีความปลอดภัยสูงเพราะไม่ต้องมีการใช้สื่อกลางร่วมกับผู้อื่น และมีความเร็วคงที่ แต่ก็มีค่าใช้จ่ายในการใช้บริการสูงเช่นกัน

 VAN เป็นผู้ให้บริการprivate networkที่บริษัทจ้างมาเพื่อให้บริษัทสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกันได้(EDI) หรือสามารถให้บริการในเครือข่ายอื่นได้

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการ นอกเหนือไปจากการเป็นช่องทางส่งข้อมูลธรรมดา เช่นให้บริการอีเมลล์ เมลลิ่งลิสต์ และมีเครื่องมือเข้าใช้ข้อมูลเช่น โกเฟอร์ เวิลด์ไวด์เว็บและเวย์ส

2.       How does IT improve the performance of FedEx?

-                    ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับ FedEx โดยทำให้ FedEx สามารถขยายพื้นที่ให้บริการได้กว้างขึ้น พร้อมทั้งยังทำให้สามารถให้บริการได้หลากหลายขึ้นด้วย

-                    ช่วยลดต้นทุน และทำให้Order Cycleมีระยะเวลาสั้นลง ทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ เนื่องจากได้รับของเร็วและค่าบริการไม่แพงเกินไป

-                    Outsource ได้มากขึ้น  เมื่อลูกค้ามีความพึงพอใจในการใช้บริการส่วนตัวของFedEx แล้ว ก็อาจทำให้ลูกค้ามาใช้บริการเพิ่มขึ้นในรูปของการจ้าง FedEx ให้ช่วยส่งของให้ในทุกๆ logistic activities ของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นการส่งของส่วนตัว หรือของbusinessก็ตาม

-                    อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร ระหว่างบริษัทหรือกลุ่มต่างๆที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การขาย ถึงSupply Chain

3.        In what ways are personalization and customization provided?

FedEx มี software และ hardware หลากหลายรูปแบบให้ลูกค้าเลือกได้ตามความต้องการ เช่น FedEx Powership MC, FedEx Ship Manager Server, FedEx ShipAPI  และFedEx Net-Return ซึ่งทั้งหมดนี้เรียกรวมๆว่า FedEx Direct Link

4.       What are benefits to customers?

-                    ทำให้ลูกค้าจ่ายค่าบริการน้อยลง เนื่องจากระบบIS ช่วยลดต้นทุนในการติดต่อ ส่งของของผู้ขายและFedEx

-                    ระบบ IS ทำให้ลูกค้าได้รับของเร็วขึ้น มีความตรงต่อเวลาและเชื่อถือได้

-                    ลูกค้าสามารถเช็คสถานะของที่ส่งได้ หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถติดต่อแก้ไขได้ในทันที

-                    สำหรับลูกค้าธุรกิจ ก็จะได้รับข้อมูลรายการต่างๆได้เร็วขึ้น การซื้อขายเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังทำให้ได้รับข้อมูลของลูกค้า และsupply chain อย่างถูกต้องอีกด้วย ซึ่งมีประโยชน์ในการพัฒนา operations ของบริษัทต่อไป